Virtuelle Bezahllösungen für Geschäftsreisen entlasten nicht nur Reisende und verschlanken die Prozesse in der Buchhaltung, sondern wirken sich auch unmittelbar auf die direkten Kosten aus.

Wie die HRS-Datenanalyse “Savings Through Transparency” aufzeigt, nimmt der durchschnittliche Zimmerpreis der gebuchten Hotelübernachtungen um zwölf Prozent ab, nachdem eine zentrale, virtuelle Payment-Lösung eingeführt wird. Für die Analyse wurden 30.000 Hotelbuchungen in Unternehmen berücksichtigt, gleichmäßig aufgeteilt auf Buchungen vor und nach Einführung einer virtuellen Bezahllösung.

Mit virtuellen Bezahllösungen erhalten und begleichen Unternehmen Hotelrechnungen zentral und papierlos. Eine bei der Buchung generierte Kreditkarte begleicht die Hotelrechnung, der Reisende muss nicht in Vorleistung gehen oder manuelle Reisekostenabrechnungen durchführen. Dadurch erhalten Unternehmen volle Transparenz über die Ausgaben bis auf Einzelpostenebene. Während die Prozessvorteile – indirekte Einsparungen – Unternehmen schon länger bekannt sind, zeigen sich auch verschiedene direkte Vorteile:

• Die Durchschnittsrate der gebuchten Zimmer sank nach Einführung einer virtuellen Bezahllösung von €112,3 um zwölf Prozent auf €98,6
• Die No-Show-Rate – der Anteil der Buchungen, bei denen der Reisende nicht im Hotel erscheint, und so zusätzliche Kosten für das Unternehmen erzeugt - ging von 4,1 Prozent auf 3,5 Prozent zurück
• Reisende buchen ihre Übernachtung um 2,5 Tage früher als zuvor: Ganze elf statt 8,5 Tage vor Anreise
Verschiebung hin zu regionalen und lokalen Hotels

Zwei Faktoren erklären den deutlichen Kostenrückgang der Durchschnittsrate: Zum einen wirkt sich der frühere Zeitpunkt der Buchung aus, da gerade zu Messezeiten Zimmerraten steigen, zum anderen zeigen die Daten eine Verschiebung der Buchungen weg von globalen Ketten hin zu regionalen und lokalen Hotels. Machten diese vor Einführung der Lösung lediglich 30 Prozent der Buchungen aus, steigt ihr Anteil nach der Implementierung auf 40 Prozent. Wie eine weitere HRS-Datenanalyse zeigt, sind Unterkünfte abseits der großen globalen Ketten im Schnitt deutlich günstiger da sie keine Franchise-Gebühren und ähnliche Overheads einpreisen müssen.

Christian Gall, Vice President Payment Solutions, HRS, erklärt: “Wie die Untersuchung aufzeigt, scheint die durch die virtuellen Bezahllösungen geschaffene Transparenz die Reisenden für sie selbst unbemerkt dazu lenken, ihren Aufenthalt in günstigeren Hotels zu verbringen. Das erweitert die bisherige Sicht auf Virtual Payment, die vor allem auf die Prozessvorteile fokussierte.“

Das White Paper kann kostenlos auf https://corporate.hrs.com/de/savings_payment heruntergeladen werden.