Die automatisierte Hotelabrechnung smart.billing sleep vereinfacht den zeit- und kostenaufwändigen Bezahl- und Abrechnungsprozess von Hotelübernachtungen grundlegend.

Fehlerhafte Hotelrechnungen, manuelle Abrechnungsprozesse, lückenhafte Reportings? Vorbei! Die Implementierung der smart.billing sleep-Lösung des Datendienstleisters itelya in das Online-Buchungstool cytric Travel & Expense von i:FAO überführt das zeit- und kostenaufwändige Thema „Hotelabrechnungen“ in einen vollautomatisierten End-2-End-Prozess – von der Hotelbuchung bis zur Abrechnung.

Basis für diesen Prozess ist die zentrale Abrechnung von Hotelaufenthalten: Bei jeder Hotelbuchung über cytric Travel & Expense wird künftig automatisch eine virtuelle Kreditkarten-Nummer für das hinterlegte Firmenkonto generiert und an das gebuchte Hotel übermittelt – unabhängig davon, wer den Hotelcontent liefert: eine Online-Buchungsmaschine (OBE), ein Globales Distributionssystem (GDS) oder ein Geschäftsreiseanbieter (TMC). Transaktionshöhe und Gültigkeitsdauer der virtuellen Kreditkarte, die gleichzeitig als Zahlungsgarantie gilt, sind individuell festgelegt.
Statt einer pauschalen Abrechnung erhält das Travel Management nach dem Check-out eines Reisenden elektronisch eine verifizierte und bis ins Detail heruntergebrochene Auflistung der während des Hotelaufenthalts angefallenen Kosten – vom Frühstück über WLAN bis hin zu firmenindividuellen Informationen wie Kostenstelle, Personalkennziffer oder Projektnummer. Selbst die unterschiedlichen Mehrwertsteuersätze werden einzeln ausgewiesen.

„Dafür führen wir sämtliche Buchungs-, Zahlungs- und Rechnungsdaten zusammen“, erklärt Christopher Hecht, Director Payment- and Customer-Solution bei itelya: „Wir digitalisieren die Rechnung und prüfen sie nach deutschem Umsatzsteuerrecht oder individuell vorgegebenen Kriterien. Finden wir Fehler, nehmen wir Kontakt mit dem Rechnungssteller auf und sorgen dafür, dass die Rechnung korrigiert wird. Der Kunde erhält die Rechnung also erst, wenn sie einwandfrei ist. Dadurch spart er sich enorme Aufwände, die durch die Prüfung und Reklamation entstehen würden.“
Unternehmen, die cytric im Einsatz haben, erlaubt diese Aufschlüsselung/ Konsolidierung bis dato kaum fassbarer Hotelausgaben eine deutlich verbesserte Kontrolle und aktive Steuerung ihrer Reiserichtlinien. Dem Einkauf liefert sie heiß begehrte Kennzahlen und Statistiken zur Kontingentsteuerung oder für Preisverhandlungen mit der Hotellerie. Und Reisende müssen keine finanziellen Vorleistungen mehr er- und Stunden mit der Reisekostenabrechnung verbringen.
Überdies erfüllt die Datenanreicherung virtueller Kreditkarten auf Level-3-Niveau (für den automatisierten Export in ERP-Systeme) eine Grundvoraussetzung für einen digitalisierten End-to-End-Prozess.

Christian Rosenbaum, Head of Strategic Vendor & Partner Relations von i:FAO, fügt hinzu: „Unser gemeinsames Ziel ist die Konsolidierung aller Hotelbuchungen in cytric Travel & Expense. In unserer Strategie, Geschäftsreisen so nahtlos wie möglich zu gestalten und deutlich sichtbare Ergebnisse zu liefern, stellt smart.billing sleep einen wichtigen Baustein dar. Daher sind wir froh, unseren gemeinsamen Kunden eine solch tolle Lösung anbieten zu können – übrigens auch als Reseller von smart.billing sleep.“