In Deutschland ist jede 5. Reisekostenabrechnung falsch. Hier setzt Xpenditure mit einer neuen App an, die das Reisekosten- und Geschäftskostenmanagement digitalisiert.

Mittels der App können Mitarbeiter ihre geschäftlichen Ausgaben einfach und schnell digitalisieren und ihrem Unternehmen in Echtzeit zur Verfügung zu stellen. Über das Smartphone werden Belege gescannt und direkt ins Abrechnungssystem des Arbeitgebers eingespeist. Mit dem Einsatz der App lassen sich Reisekosten deutlich schneller und präziser abrechnen. Zeitersparnis: rund 87 Prozent. Unternehmen wie Deloitte, Miele, Foodora und Pernod Ricard sind bereits auf Xpenditure umgestiegen.

Boris Bogaert, einer der Gründer von Xpenditure, erklärt: „Die Stärke von Xpenditure besteht darin, dass papierbasierte Reisekostenabrechnungen vollständig eliminiert werden. Mit Xpenditure bieten wir einen einfachen Service für Profis: Mitarbeiter oder Reisende fotografieren ihre Belege, die Daten werden automatisch extrahiert, mit den entsprechenden Feldern verknüpft und an das Rechnungswesen übermittelt, welches diese schließlich bestätigt. Wir glauben, dass Unternehmen ihre Prozesse unbedingt an neue Technologien anpassen müssen, weil sie dadurch Zeit sparen und effizienter werden.“

Vorteile für Unternehmen: Papierlose Abrechnungen und Verpflegungsmehraufwand
Xpenditure bietet mit seiner Lösung zwei große Vorteile für Unternehmen: Die Finanzverwaltung erkennt die Digitalisierung und Archivierung der Belege über Xpenditure an. Zusammen mit dem Partner Deloitte wurde zudem speziell für Deutschland eine Lösung für den Verpflegungs-mehraufwand implementiert. Unternehmen profitieren damit von einer vollständigen Digitalisierung der Abrechnungsprozesse.

Vor sieben Jahren in Belgien gegründet, ist Xpenditure heute eines der führenden Startups der Fintech- und Digitalisierungsbranche. 2017 erwarb Sodexo das Startup, um gemeinsam Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Reisekosten zu unterstützen.

"Wir haben einen entscheidenden Schritt zur Unterstützung der digitalen Transformation im Reise- und Geschäftskostenmanagement gemacht und befreien Mitarbeiter und Finanzdienstleister von papierbasierten Dokumenten. Die Verpflichtung, Rechnungen physisch zu archivieren, war die letzte Hürde der Digitalisierung dieser notwendigen Tätigkeit – einer Tätigkeit, die Zeit und Personal in den Unternehmen bindet. Mit Xpenditure können sich KMU-Führungskräfte oder CFOs großer Konzerne sicher sein, dass sie die richtige Lösung wählen, die ihre Produktivität steigert", sagt Sébastien Marchon, Travel & Expense Manager bei Sodexo Benefits and Rewards Services.

Schnelle Integration und globaler Einsatz
Bereits jetzt können Unternehmen auf die Xpenditure-Lösung in vielen Ländern zugreifen, zum Beispiel in Frankreich, Spanien, der Schweiz und Belgien. Damit ist eine Umstellung auf die papierlose Buchhaltung länderübergreifend möglich. Durch die Zusammenarbeit mit verschiedenen Behörden und Partnern stärkt Xpenditure den vielfältigen Einsatz der Software, gerade im Bereich Compliance-Management. Außerdem dauert die Integration des Programms in bisherige Prozesse bei großen Unternehmen mit mehr als 15.000 Mitarbeitern rund zwölf Wochen, in kleineren Unternehmen vier bis sechs Wochen.