Unternehmen, deren Mitarbeiter sich gerade in Nachbarländern rund um das Kriegsgebiet in der Ukraine aufhalten oder geschäftlich dorthin reisen müssen, sollten ihre gesetzlich vorgeschriebene Sorgfaltspflicht besonders ernst nehmen.
Auch in den Nachbarländern der Ukraine kann der russische Angriff zur Störung und Unterbrechung vieler Dienstleistungen führen. Es können beispielsweise Kommunikationsnetze ausfallen, es kann zu lang andauernden Reiseunterbrechungen und Grenzschließungen kommen und die Notwendigkeit bestehen, Reisepläne spontan zu ändern. Jorge Mesa, Experte für globales Krisenmanagement bei BCD Travel, nennt zehn Maßnahmen, die das Travel Management jetzt beachten sollte:
- Beschaffen Sie vor der Reise alle erforderlichen Genehmigungen oder legen Sie mögliche firmenseitigen Beschränkungen fest.
- Überprüfen Sie die Kommunikationsprotokolle mit den Reisenden in den Zieldestinationen.
- Prüfen Sie mit den Versicherungen, ob für die Länder, in die die Mitarbeiter zu reisen beabsichtigen, besondere Einschränkungen gelten.
- Stellen Sie sicher, dass die Reisenden vor und während der Reise immer die neuesten Informationen erhalten.
- Setzen Sie Richtlinien durch, wonach Reisen nur über autorisierte Kanäle gebucht werden dürfen, damit das Unternehmen die Aufenthaltsorte der Reisenden und das aktuelle Aufenthaltsrisiko überwachen kann.
- Geben Sie an Ihre Mitarbeiter die Kontaktinformationen ihres Sicherheitsdienstleisters weiter für den Fall, dass sie während der Geschäftsreise medizinische oder sicherheitstechnische Hilfe benötigen oder evakuiert werden müssen. Kommunizieren Sie diese Informationen über verschiedene Plattformen.
- Vergewissern Sie sich, dass die Reisenden das Telefon-Roaming aktiviert haben.
- Empfehlen Sie Reisenden, Mobiltelefone und elektronische Geräte voll aufgeladen zu halten, um auf einen Kommunikationsausfall vorbereitet zu sein.
- Vergewissern Sie sich, dass die Reisenden die Kontaktinformationen ihrer Botschaften für Notfälle kennen.
- Melden Sie sich regelmäßig bei den Reisenden.
