Nach mehr als zwei Jahren pandemiebedingter Einschränkungen setzen viele Unternehmen wieder vermehrt auf persönliche Meetings. Damit steigt auch die Zahl der Geschäftsreisen. Unterwegs läuft jedoch nicht immer alles nach Plan, nicht selten kommt es zu unvorhergesehenen Unterbrechungen.
In vielen Fällen erhalten Reisende dann Unterstützung durch diverse Smartphone-Apps – zeitunabhängig, rund um die Uhr.
Insbesondere Verspätungen, Flug- oder Bahn-Ausfälle oder sonstige kurzfristige Änderungen im Reiseplan können den Erfolg einer Geschäftsreise beeinträchtigen, sofern kein schnelles Eingreifen möglich ist. Häufig erfahren die Reisenden auch erst so spät davon, dass kaum Zeit zum Reagieren bleibt. Einen Ausweg bieten Apps, die automatisiert per Push-Nachricht informieren und im besten Fall auch direkt Alternativen aufzeigen. Besonders hilfreich sind Anwendungen, die darüber hinaus auch die Darstellung von Reisedaten und Tickets sowie den direkten Check-in ermöglichen.
Eine weitere nützliche Funktion sind Sicherheitshinweise, die für die Reise von Relevanz sind, wie sie z.B. der Informationsdienst RiskCompass bietet (www.riskcompass.info). Das bedeutet, dass die App u.a. über aktuelle Bestimmungen und Einschränkungen im Reiseland, etwa im Zusammenhang mit der Corona-Pandemie, informiert. Außerdem wird gewarnt, wenn es kurz vor oder während der Reise in Deutschland beziehungsweise am Zielort zu Naturkatastrophen, politischen Unruhen oder Streiks kommt. Durch diese Funktionen können Unternehmen für die Sicherheit ihrer Beschäftigten sorgen – und damit ihre gesetzliche Fürsorgepflicht erfüllen.
Andere Apps erleichtern den Reisealltag. Nützlich ist zum Beispiel die Synchronisierung der Anwendung mit dem eigenen Kalender. So können Reisende sich unterwegs alle Termine auf einen Blick anzeigen lassen und behalten den Überblick bei unterschiedlichen Zeitzonen. Darüber hinaus gibt es Apps, mit denen sie ihr Wunschhotel buchen oder ein Restaurant in ihrer Nähe suchen und dort auch direkt einen Tisch reservieren können. Und es geht noch einen Schritt weiter: Gemeinsam mit der entsprechenden Reisebuchung können direkt Konferenzräume am Reiseziel gebucht werden. Mit diesen Services bleiben Mitarbeitende unterwegs gut organisiert, selbst wenn es einmal stressig wird.
Auch bei der Reisekostenabrechnung können sich Geschäftsreisende von Apps unterstützen lassen. Diese ermöglichen es, z.B. Quittungen unterwegs einfach zu scannen oder abzufotografieren und hochzuladen. Die Reisenden können die Daten über die Anwendung in das entsprechende Abrechnungssystem importieren und damit die Erstattung der Kosten beantragen – und das alles bereits während der Reise. Der Vorteil: Die Beschäftigten sparen viel Verwaltungsaufwand und haben mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.
Diese Tips gibt die Vereinigung der Travel Management Companies im Deutschen Reiseverband (DRV), die Initiative „Chefsache Business Travel“ unter
