Bekannt als „Bleisure“ oder „Workation“ bietet die Kombination aus Geschäfts- und Freizeitreisen eine gute Möglichkeit, Zufriedenheit und Wohlbefinden von Reisenden zu steigern. Was Travel Manager und Reiseverantwortliche bei der Bearbeitung von Anträgen auf Verlängerung der persönlichen Reisezeit während einer Geschäftsreise beachten sollten, hat BCD Travel in einem Leitfaden zusammengestellt.

Die Regeln für Bleisure sollten in der Reiserichtlinie klar umrissen werden, um die Haftung und das Risiko für Travel Management und den Reisenden zu minimieren. Folgende Themen sollten u. a. abgedeckt sein:

  • Anforderungen und Prozesse für Genehmigungen durch den Vorgesetzten
  • Wie lange im Voraus und über welche Kanäle können Reisende Bleisure beantragen?
  • Erfüllung der Fürsorgepflicht
  • Parameter für unternehmensfremde, externe Begleitpersonen
  • Auswirkungen auf Freistellungsrichtlinien
  • Regeln für Ausgaben für Mahlzeiten, Unterhaltung, Alkohol, Trinkgelder und Zimmerservice (einschließlich Minibar)
  • Handhabung von Spesenabrechnungen 
  • Sollten den Reisenden Aktivitäten untersagt werden, die sie in Gefahr bringen könnten, z. B. Wildwasser-Rafting oder das Fahren von Quads?

Reiseverantwortliche, die Bleisure-Anträge unterstützen, sollten zunächst die Kosten für Flug und Hotelunterbringung für den Geschäftsreiseteil der Reise in Übereinstimmung mit der Reiserichtlinie ermitteln. Im nächsten Schritt sollten sie berechnen, welche zusätzlichen Kosten ggf. für frühere Ankunft und/oder spätere Abreise anfallen würden. Die Differenz trägt der Reisende. Andererseits unterstützen sie die Mitarbeiter bei ihrer Work Life Balance, wenn sie ihnen die Möglichkeit geben, ausgehandelte Tarife in Anspruch zu nehmen.

In der Rechnung oder im Einzelverbindungsnachweis sollten die Kosten, die das Unternehmen bzw. der Reisende zu tragen haben, eindeutig aufgeführt werden. Falls sich die ursprünglichen Kosten durch zusätzliche Zwischenstopps oder Übernachtungen reduzieren, ist genau festzulegen, ob das Unternehmen den Geschäftsreisenden erlaubt, dass mit den Einsparungen gewisse Kosten für die private Verlängerung abgedeckt werden, z. B. Hotel, Mietwagen, individuelle Mahlzeiten und Parken. Die Ausgaben von Begleitpersonen werden möglicherweise nicht kompensiert, selbst wenn das Unternehmen Ausgaben für Begleitpersonen als Teil eines Incentives übernimmt.