Die Abrechnung von Reisekosten entwickelt sich für viele Unternehmen zu einem gravierenden Compliance-Risiko und einem nicht zu unterschätzenden Kostenfaktor. Eine aktuelle, groß angelegte Umfrage des Anbieters Perk unter 8.000 Arbeitnehmern in fünf Ländern zeichnet ein wenig schmeichelhaftes Bild der deutschen Abrechnungsmoral.
Demnach reichen 26 Prozent der deutschen Geschäftsreisenden regelmäßig unzulässige oder fehlerhafte Spesen ein. Damit belegt Deutschland den unrühmlichen Spitzenplatz vor Frankreich (22 Prozent), Spanien (21 Prozent), den USA (19 Prozent) und dem Vereinigten Königreich (12 Prozent). Die Details der Erhebung sind noch alarmierender: Gut 38 Prozent der deutschen Befragten gaben an, Kosten bereits mehr als einmal eingereicht zu haben, und über 37 Prozent haben Ausgaben deklariert, die in keinem direkten Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit standen.
Doch nicht hinter jeder falschen Abrechnung steckt böse Absicht oder kriminelle Energie. Etwa 30 Prozent der Betroffenen gaben an, dass es sich um Missverständnisse handelte. Dies deutet auf massive Kommunikationsdefizite hin: Unklare, überkomplexe oder veraltete Reiserichtlinien (Travel Policies) überfordern die Mitarbeitenden. Interessanterweise zeigt die Studie auch die Kehrseite der Medaille: Knapp 44 Prozent der deutschen Befragten verzichten regelmäßig auf die Rückerstattung legitimer Auslagen. Die Gründe hierfür reichen von verlorenen Belegen über Unsicherheit bezüglich der Erstattungsfähigkeit bis hin zu einem als zu aufwendig empfundenen Abrechnungsprozess. Beide Extreme – unzulässige Forderungen und nicht abgerechnete Spesen – schaden der Unternehmenskultur und der Bilanz.
Handlungsempfehlungen
Für Travel- und Expense-Manager:
Vereinfachen und digitalisieren Sie den Abrechnungsprozess zwingend. Nutzen Sie KI-gestützte Expense-Management-Tools, die Belege per Scan erfassen und Richtlinienverstöße in Echtzeit, noch vor der Einreichung, markieren. Überarbeiten Sie die Travel Policy: Sie muss präzise, leicht verständlich und für alle Mitarbeiter jederzeit (auch mobil) zugänglich sein.
Für Reisende:
Nutzen Sie konsequent die bereitgestellten digitalen Tools zur sofortigen Erfassung von Belegen von unterwegs, um Verluste zu vermeiden. Bei Unklarheiten bezüglich der Erstattungsfähigkeit einer Ausgabe suchen Sie vorab das Gespräch mit dem Vorgesetzten oder dem Travel Management, anstatt auf Verdacht abzurechnen oder auf berechtigte Erstattungen zu verzichten.
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Quelle: stimme.de / Perk Censuswide Umfrage
© Jörg Nubert & Wolfgang Koestner GbR, ›Geschäftsreise News‹, Foto: Pixabay/Ki-generiert/eigene Bilder. Hinweis: Bei der Recherche und Analyse dieses Beitrags wurde unterstützend AI eingesetzt. Die redaktionelle Verantwortung für den Inhalt liegt bei der Redaktion. Alle Rechte vorbehalten, all rights reserved. Nachdruck und Weitergabe an Dritte untersagt.
