In diesem Jahr haben Tagungen mit persönlicher Beteiligung wieder deutlich zugenommen. Aber die technologischen Fortschritte bei virtuellen Meeting-Plattformen haben die Entscheidungsgrundlage dafür verändert, wie (oder ob) persönliche Veranstaltungen geplant und durchgeführt werden und ob sie auch hybride und virtuelle Elemente enthalten. 

Das Fachmagazin BTN Europe hat umfassend analysiert, wie die nächste Generation mit dem Thema „Meetings“ umgehen wird. 

Die sich ändernden technologischen Anforderungen an Meetings, aber auch die inzwischen vorhandenen technischen Lösungen stellen die Verantwortlichen für Richtlinien und Compliance vor neue Aufgaben. Dabei wird zu unterscheiden sein, ob eine Großveranstaltung geplant wird oder ein kleineres Meeting mit bis zu 100 Teilnehmern. Beide Veranstaltungsarten erfordern den Einsatz  unterschiedlicher Technologien. 

Viele Experten prognostizieren, dass vor allem kleinere Adhoc-Meetings mit persönlicher Teilnahme in Zukunft die Tagungsbranche prägen werden. Linda McNairy, VP von Amex M&E in Amerika, meint, dass sie in vielen Unternehmen die persönliche Büroumgebung, die durch neue Arbeitsformen aufgelöst wurde, ersetzen werden: „Meetings von Angesicht zu Angesicht spielen eine wichtige Rolle bei der Stärkung der Unternehmenskultur, des Wohlbefindens der Mitarbeiter, der fachlichen und beruflichen Entwicklung der Mitarbeiter und der Kundenbeziehungen.“ 

Allerdings gibt es gewichtige Gegenargumente gegen diese Art von Meetings auf Seiten der Unternehmen: Zum Beispiel die hohen Reisekosten, ihr Streben nach Nachhaltigkeit sowie der Wunsch nach mehr Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration, die für die Nutzung von Technologien sprechen, um Zahl und Umfang der Meetings zu reduzieren, den Planeten zu schonen und die Reichweite der Meetings zu erhöhen. 

Die Tagungsorganisatoren in den Firmen müssen daher zunächst einmal die Entscheidungen darüber treffen, wann, wo und warum Mitarbeiter tagen sollen und welche Art von Technologie dabei eingesetzt werden soll. Der Fokus werde dabei verstärkt auf das Kriterium Nachhaltigkeit gerichtet sein. Die Wahl des Veranstaltungsortes, egal ob im In- oder Ausland, wird sich danach ausrichten, ob es nachhaltige Initiativen gibt, ob vor Ort nach ethischen Gesichtspunkten gearbeitet wird und ob das regionale und lokale Umfeld profitiert.

Inwiefern ein Unternehmen virtuelle oder hybride Optionen in seine spezifische Meeting Politik einbindet, hängt von der Unternehmensstrategie und den Meeting-Zielen ab. Selbst bei der Frage, ob ein Meeting überhaupt abgehalten werden soll, gibt es bereits Technologien, die die Entscheidungsfindung erleichtern. Die Plattform Troop beantwortet beispielsweise die Frage: Wenn X Teilnehmer aus X Orten kommen, wo ist der nachhaltigste und kosteneffizienteste Ort für ein Meeting?  Troop-CEO Dennis Vilovic: „Manchmal sehen Kunden die Kosten und den CO2-Fußabdruck, der mit der Durchführung des Meetings verbunden ist, und sie überdenken die Entscheidung – oder sie reduzieren die Anzahl der Teilnehmer, die persönlich kommen.“ 

Eine weitere Option, die während der Pandemie an Bedeutung gewonnen hat, ist das von Amex M&E so genannte „Multi-Hub-Hybrid-Meeting“, bei dem lokale oder regionale Gruppen zusammenkommen, um Reisezeiten und den CO2-Fußabdruck zu reduzieren, und sich dann mit anderen lokalen oder regionalen Gruppen über technische Systeme verbinden und austauschen.

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Quelle: businesstravelnews

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