Künstliche Intelligenz (KI) hält massiv Einzug in das Travel- und Expense-Management, doch die Realität in den meisten Unternehmen ist oft noch von mühsamer manueller Arbeit und Systembrüchen geprägt. Eine aktuelle Umfrage von American Express unter Finanzentscheidern offenbart ein paradoxes Bild: Während die Technologie rasante Fortschritte macht, nutzen 96 Prozent der Unternehmen mindestens zwei verschiedene, oft isolierte Tools für die Reisekostenabrechnung. Bei der Hälfte der Befragten sind diese Systeme nicht einmal rudimentär miteinander verbunden.
Die Folge dieser Fragmentierung: 69 Prozent der Unternehmen sehen den manuellen Abgleich von Ausgaben und die Fehlerkorrektur als den größten Zeitfresser für ihre Finanzteams. Um diesem Ineffizienz-Dilemma entgegenzuwirken, planen über 90 Prozent der Firmen, ihre Ausgabentools in diesem Jahr drastisch zu konsolidieren. Gleichzeitig nutzen bereits über 50 Prozent der Unternehmen KI-Lösungen in der Abrechnung – primär zur automatisierten Betrugserkennung, zur intelligenten Kategorisierung von Ausgaben und zur optischen Datenerfassung von Belegen.
Technologieanbieter wie Amadeus treiben diese Entwicklung mit integrierten KI-Assistenten (wie dem Amadeus Cytric Assistant) massiv voran. Das Ziel ist es, den gesamten Prozess von der Buchung bis zur Abrechnung direkt in die täglichen Kollaborationstools der Mitarbeitenden (wie Microsoft Teams) zu integrieren. Anstatt zwischen verschiedenen Apps zu wechseln, können Reisende per Chat-Befehl Flüge buchen, die automatisch gegen die Reiserichtlinie geprüft werden. Für das Travel Management bedeutet dies: Der Fokus muss sich von der reinen Tool-Beschaffung auf die Schaffung einer vernetzten, datenbasierten Infrastruktur verlagern, um den wahren Mehrwert von KI nutzbar zu machen.
Handlungsempfehlungen
Für Travel Manager & Finance:
- Stoppen Sie Insellösungen: Auditieren Sie Ihre aktuelle Systemlandschaft und treiben Sie die Konsolidierung von Payment-, Buchungs- und Expense-Tools in einer integrierten Plattform voran.
- Evaluieren Sie KI-gestützte Spesen-Tools, die eine automatisierte Richtlinienprüfung in Echtzeit (Pre-Spend-Control) ermöglichen, anstatt Fehler erst nach der Reise bei der Abrechnung zu suchen.
- Investieren Sie in die Datenqualität: KI-Modelle funktionieren nur mit sauberen Daten. Stellen Sie sicher, dass Ihre Reiserichtlinien digital maschinenlesbar im System hinterlegt sind.
Für Reisende:
- Nutzen Sie konsequent die mobilen Apps Ihrer Expense-Anbieter, um Belege sofort nach Entstehung per Foto (OCR-Erkennung) zu erfassen, anstatt sie am Ende des Monats manuell abzutippen.
- Verwenden Sie für alle geschäftlichen Ausgaben ausnahmslos die bereitgestellte Firmenkreditkarte. Dies ermöglicht einen automatischen Datenfluss in das Abrechnungssystem und erspart Ihnen mühsame manuelle Einträge.
- Machen Sie sich mit neuen KI-Assistenten (z.B. in MS Teams) vertraut, sofern Ihr Unternehmen diese anbietet, um Such- und Buchungszeiten für Standardreisen drastisch zu verkürzen.
Quelle: Business Travel News / Amadeus
© Jörg Nubert & Wolfgang Koestner GbR, ›Geschäftsreise News‹, Foto: Pixabay/Ki-generiert/eigene Bilder. Hinweis: Bei der Recherche und Analyse dieses Beitrags wurde unterstützend AI eingesetzt. Die redaktionelle Verantwortung für den Inhalt liegt bei der Redaktion. Alle Rechte vorbehalten, all rights reserved. Nachdruck und Weitergabe an Dritte untersagt.
