Die Beschaffungsprozesse in der MICE-Branche (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions) durchlaufen derzeit eine tiefgreifende Transformation, angetrieben durch Datenanalyse und Künstliche Intelligenz (KI).
Eine aktuelle Trendanalyse von MICE Portal zeigt deutlich, dass Bauchentscheidungen zunehmend durch datenbasierte, systematische Vergleichbarkeit abgelöst werden. Der Veranstaltungseinkauf wird messbar, steuerbar und vor allem effizienter.
Im Jahr 2025 verschickten Unternehmen ihre MICE-Anfragen durchschnittlich an sieben Hotels und erhielten daraufhin 2,7 Angebote. Bemerkenswert ist die hohe Abschlussquote: 84 Prozent aller über strukturierte Portale eingestellten Anfragen führten zu einer tatsächlichen Buchung. Diese Systematik funktioniert besonders gut im volumenstarken Kleingeschäft, da 54 Prozent der Anfragen Meetings mit bis zu 20 Teilnehmern betreffen. Einheitliche Parameter wie Raumkapazität, Catering, Technikausstattung sowie Storno- und Optionsfristen schaffen eine direkte Vergleichbarkeit der Angebote.
Mit der Professionalisierung des Einkaufs werden auch Verhandlungen systematischer. Entscheidungsregeln, Budgetgrenzen und Freigabeprozesse sind fest in den Systemen verankert. Ampellogiken steuern den Prozess automatisch und leiten Angebote, die definierte Schwellenwerte überschreiten, zur gezielten Prüfung weiter. Einsparungen sind somit kein Zufallsprodukt mehr, sondern das Resultat klar definierter Regeln. Auch Anforderungen an Nachhaltigkeit, Barrierefreiheit oder Sicherheitsstandards werden zunehmend systematisch erfasst und in Anforderungsprofile integriert.
Die nächste Stufe dieser Entwicklung ist der Einsatz KI-gestützter MICE-Agenten. Diese digitalen Assistenten unterstützen nicht nur, sondern übernehmen aktiv operative Schritte im Einkaufsprozess. Per Sprach- oder Texteingabe können sie Anfragen anlegen, Budgets verarbeiten und definierte Abläufe umsetzen. KI erweitert somit bestehende Prozesse und macht den Markt transparenter. Entscheidungen werden nachvollziehbarer und Ergebnisse messbarer, was den MICE-Einkauf für Unternehmen zukunftssicher und strategisch wertvoll macht.
Quelle: Gastgewerbe-Magazin
