Kurzfristige Geschäftstermine gelten organisatorisch oft als unkompliziert – rechtlich sind sie es nicht immer. Der aktuelle Global Mobility Compliance Roundup von ECA International lenkt den Blick auf zwei Entwicklungen, die für DACH-Unternehmen mit europäischen Reiseströmen relevant sind: aktualisierte HMRC-Leitlinien für kurzfristige Business Visitors im Vereinigten Königreich und vorübergehende Dokumentenprüfungen zwischen Italien und Spanien.
Die britische Steuerbehörde HMRC hat ihre Hinweise zu Steuer- und Sozialversicherungspflichten bei Kurzzeit-Geschäftsbesuchen neu gebündelt. Nach Einschätzung von ECA handelt es sich dabei nicht um eine materielle Änderung der Grundregeln. Die bekannte 60-Tage-Regel bleibt bestehen: Unter bestimmten Voraussetzungen können Mitarbeiter mit weniger als 60 Präsenztagen im Vereinigten Königreich von PAYE-Pflichten ausgenommen sein. Die klarere Publikation kann jedoch die Kontrollbereitschaft der Behörden erhöhen. Für Unternehmen ist deshalb entscheidend, die tatsächlichen Anwesenheitstage, die Art der Tätigkeiten und die Kostenübernahme nachvollziehbar zu dokumentieren – nicht nur die Flugbuchung.
Parallel dazu führt Spanien seit dem 7. August bis voraussichtlich 7. September zusätzliche Dokumentenprüfungen bei Einreisen aus Italien durch; die Maßnahme folgt auf vergleichbare Kontrollen auf der italienischen Seite. In einem Schengen-Raum, in dem Reisende üblicherweise mit reibungslosen Übergängen rechnen, kann dies für Flughäfen, Häfen und Landgrenzen zu ungeplanten Wartezeiten führen. Die Regelung ist befristet und überprüfbar, zeigt aber exemplarisch, dass die operative Reiseroutine nicht von dauerhafter Grenzfreiheit ausgehen sollte.
Handlungsempfehlungen
Global-Mobility- und Tax-Teams sollten für UK-Business-Visitors ein konsolidiertes Tracking von Präsenztagen, Aufgabenprofil und Kostenstellen einrichten und die 60-Tage-Ausnahme nicht als pauschale Freigabe verstehen. Travel Manager sollten für Reisen zwischen Italien und Spanien bis 7. September mehr Zeit am Flughafen oder bei Landgrenzübertritten vorsehen und Reisende zur Mitnahme eines gültigen Reisedokuments anhalten. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Buchungs- und HR-Daten zusammengeführt werden, damit Compliance nicht erst nach einer Betriebsprüfung rekonstruiert werden muss.
Ursprüngliche Quelle
© Jörg Nubert & Wolfgang Koestner GbR, ›Geschäftsreise News‹, Foto: Pixabay/Ki-generiert/eigene Bilder. Hinweis: Bei der Recherche und Analyse dieses Beitrags wurde unterstützend AI eingesetzt. Die redaktionelle Verantwortung für den Inhalt liegt bei der Redaktion. Alle Rechte vorbehalten, all rights reserved. Eine Weiterverwendung durch Dritte ist ohne ausdrückliche Genehmigung der Redaktion nicht gestattet.
