Meetings und Events galten lange als Sonderfall neben dem klassischen Geschäftsreiseprogramm. Eine aktuelle Analyse des Branchenportals micebook zur globalen Expansion von Navan Events zeigt jedoch, dass diese Trennung zunehmend an Grenzen stößt. Navan führt die langjährige Agenturkompetenz von Reed & Mackay und die eigene Plattform für Travel, Expense und Technologie in einem globalen MICE-Angebot zusammen. Dahinter steht ein verändertes Anforderungsprofil der Kunden: Von der Suche nach Locations und Hotelraten über Teilnehmerregistrierung und Reisebuchung bis zu Finanzreporting und Vertragsmanagement soll ein Event als zusammenhängender Prozess steuerbar sein.
Operativ liegt der Nutzen auf der Hand. Gerade bei internen Offsites, Sales Kick-offs und Projektmeetings entstehen Kosten nicht nur im Veranstaltungsraum, sondern ebenso bei An- und Abreise, Übernachtungen, Transfers, Aktivitäten und Verpflegung. Wenn diese Daten in unterschiedlichen Systemen, Excel-Dateien und Direktverträgen verbleiben, lässt sich weder der gesamte Spend noch die Einhaltung von Policies sauber beurteilen. Hinzu kommen Vertragsrisiken: Storno-, Attrition- und Haftungsklauseln werden dezentral häufig uneinheitlich geprüft; bei kurzfristigen Änderungen fehlen den Verantwortlichen dann Daten und Zuständigkeiten.
Für Travel Manager ist das keine bloße Erweiterung des Aufgabenbereichs. Hybride Arbeitsmodelle führen dazu, dass Unternehmen Mitarbeiter bewusst und häufiger an einem Ort zusammenbringen. Die Grenze zwischen Reiseprogramm und Eventprogramm verwischt damit besonders bei Gruppen von zehn bis mehreren hundert Teilnehmern. Technologie kann dabei standardisierbare Prozesse unterstützen, etwa bei Venue-Sourcing, Kostenindikation oder Rechnungsabgleich. Sie ersetzt jedoch nicht die Erfahrung von Eventprofis bei Verhandlungen, Risikoprüfungen und der Entwicklung eines belastbaren Programms.
Handlungsempfehlungen
Travel Management, Procurement und Event Management sollten eine gemeinsame Ausgabensicht für interne Meetings und Gruppenreisen schaffen. Für jede Veranstaltung sollten Reise-, Venue- und Nebenkosten sowie die maßgeblichen Vertragsklauseln zentral hinterlegt werden. Corporate Security benötigt frühzeitig vollständige Teilnehmer- und Reiseinformationen, um Duty of Care auch außerhalb klassischer Einzelreisen gewährleisten zu können. Bei Technologieentscheidungen ist darauf zu achten, dass kleinere Self-Service-Events ebenso abbildbar sind wie komplexe Formate mit persönlicher Beratung.
© Jörg Nubert & Wolfgang Koestner GbR, ›Geschäftsreise News‹, Foto: Pixabay/Ki-generiert/eigene Bilder. Hinweis: Bei der Recherche und Analyse dieses Beitrags wurde unterstützend AI eingesetzt. Die redaktionelle Verantwortung für den Inhalt liegt bei der Redaktion. Alle Rechte vorbehalten, all rights reserved. Eine Weiterverwendung durch Dritte ist ohne ausdrückliche Genehmigung der Redaktion nicht gestattet.
