Der französische Softwareanbieter Septeo baut seine Präsenz im Markt für Gruppen, Meetings und Events aus und übernimmt die cloudbasierte MICE-Plattform Backyou. Die Akquisition ist nicht nur eine Branchenmeldung, sondern ein Indikator für die zunehmende Professionalisierung der digitalen Veranstaltungsprozesse. Backyou unterstützt nach Angaben von Conference & Meetings World mehr als 2.000 Betriebe in 32 Ländern und bildet den Ablauf von der Anfrage über Verkauf und operative Umsetzung bis zum Performance-Management digital ab. Künftig soll die Technologie in die Property-Management- und Central-Reservation-Systeme von Septeo Hospitality integriert werden.
Für Veranstaltungsplaner entsteht dadurch ein stärker vernetztes Angebot auf Seiten der Locations. In der Praxis kann das bedeuten, dass Verfügbarkeiten, Gruppenraten, Raumkontingente, Teilnehmerübernachtungen und operative Abläufe schneller zusammengeführt werden. Besonders relevant ist der Anspruch, den gesamten Zyklus einer Gruppenanfrage digital abzubilden. Für Event Management und Procurement verringert das die Gefahr, dass Vertragsversionen, Teilnehmerzahlen und Umsatzannahmen in getrennten Excel-Dateien oder E-Mail-Verläufen auseinanderlaufen.
Die Meldung verdient dennoch eine nüchterne Einordnung. Eine technische Integration verändert nicht automatisch die Qualität der Verhandlung, die Flexibilität von Storno- und Attrition-Klauseln oder die lokale Leistungsfähigkeit eines Hotels. Entscheider sollten neue Plattformfunktionen daher nicht mit einer pauschalen Risikoreduzierung verwechseln. Wert entsteht erst dann, wenn die Systeme an die eigenen Freigabeprozesse, Datenstandards und Sicherheitsanforderungen anschlussfähig sind. Für internationale Veranstaltungsprogramme ist zudem wichtig, dass offene Plattformen keine unkontrollierten Dateninseln schaffen.
Handlungsempfehlungen
Event Manager und Procurement sollten bei RFPs gezielt prüfen, ob Locations digitale Gruppenprozesse durchgängig unterstützen und welche Daten exportiert werden können. Die technische Fähigkeit zur Abbildung von Raumblöcken, Teilnehmerlisten und Änderungsverläufen sollte in die Auswahlkriterien aufgenommen werden. Compliance und Datenschutz müssen klären, welche personenbezogenen Teilnehmerdaten an Veranstaltungs- und Hotelplattformen übermittelt werden dürfen. Bei komplexen Events bleiben klare Vertragsprüfung und persönliche Eskalationswege unverzichtbar – Technologie soll diese Arbeit strukturieren, nicht ersetzen.
Quelle
© Jörg Nubert & Wolfgang Koestner GbR, ›Geschäftsreise News‹, Foto: Pixabay/Ki-generiert/eigene Bilder. Hinweis: Bei der Recherche und Analyse dieses Beitrags wurde unterstützend AI eingesetzt. Die redaktionelle Verantwortung für den Inhalt liegt bei der Redaktion. Alle Rechte vorbehalten, all rights reserved. Eine Weiterverwendung durch Dritte ist ohne ausdrückliche Genehmigung der Redaktion nicht gestattet.
