Amadeus – Die Zeiten, als nach jeder Reise ganze Stapel von Papierbelegen geordnet, erfasst und bearbeitet werden mussten, scheinen endgültig vorbei zu sein.
Das neue Tool „Cytric Expense Automate Claim“ macht Reisekostenabrechnungen so einfach wie noch nie: die Belege können bereits unterwegs per Handy-Scan erfasst werden.
Das Verfahren verspricht Zeit- und Kostenersparnis, außerdem die Vermeidung von Fehlern und Frust. Schon unterwegs kann man von jedem Beleg mit dem Smartphone ein Bild machen, dieses in Cytric Expense hochladen und muss es später in der automatisiert vorbereiteten Reisekostenabrechnung nur noch einmal prüfen. Robin Veit, Referent IT Personal bei EnBW, hat das Tool mit seinen Geschäftsreisenden fünf Wochen lang als Pilotkunde getestet und ist begeistert. Bei jährlichen Reisekostenabrechnungen im sechsstelligen Bereich ist das Tool ein echter Mehrwert durch seine Integration in die SAP-Landschaft.
Überzeugt sind vor allem die reisenden Mitarbeiter, denn gerade bei häufigeren Dienstreisen beginnt der Stress, wenn man zurück im Büro ist: Sind alle Belege beisammen? Welcher Beleg gehört zu welcher Dienstreise? Mit dem neuen Tool kann eine fehlerhafte Zuordnung kaum noch passieren, denn die Reisekostenabrechnung wird schon unterwegs vorbereitet. Laut Veit sind die Vorteile für alle Seiten klar: „Wir sparen Kosten, weil unsere Mitarbeiter produktiver sind und der Prozess noch automatisierter abläuft. Die Reisenden sparen Zeit und Aufwand und haben vor allem nach der Reise weniger Stress mit dem ‚lästigen Bürokram‘. Zudem geht es schneller: Je eher die Reisekostenabrechnung eingereicht ist, desto schneller können die Ausgaben erstattet werden.“
Für Amadeus wichtig: Die neue Funktion stärkt die Bedeutung der Cytric Mobile App durch einen weiteren Mehrwert. Nach allgemeinen Marktstudien werden bislang durchschnittlich 20 Minuten zur Erstellung einer vollständigen Reisekostenabrechnung benötigt, mit Cytric Expense Automate Claim reduziert sie sich auf vier Minuten. Die Anzahl nicht geltend gemachter Belege reduziert sich ebenfalls, von durchschnittlich elf Prozent auf fast Null.
