Neben den offensichtlichen Kosten für Flug und Hotel fallen auf Geschäftsreisen zahlreiche Nebenkosten an, die oft übersehen werden. Eine korrekte Abrechnung ist entscheidend, um unnötige Ausgaben zu vermeiden und eine transparente Reisekostenabrechnung zu gewährleisten. SAP Concur gibt einen Überblick.
Zu den typischen Reisenebenkosten gehören:
• Verpflegung (oft über Pauschalen abgedeckt)
• Parkgebühren
• Maut- und Vignettenkosten
• Taxifahrten am Zielort
• Gepäckgebühren
• Telefon- und Internetkosten
• Trinkgelder
Für eine steuerliche Anerkennung müssen diese Ausgaben in der Regel belegt werden. Private Ausgaben wie die Minibar oder Pay-TV sind nicht erstattungsfähig. Die genauen Regelungen zur Erstattungsfähigkeit und zu Obergrenzen werden vom Unternehmen in den Reiserichtlinien festgelegt.
Um den Abrechnungsprozess zu vereinfachen, bieten sich digitale Lösungen wie Concur Expense an. Belege können einfach per App fotografiert und automatisch kategorisiert werden. Das System gleicht die Ausgaben mit den Richtlinien ab und beschleunigt die Genehmigung. So wird der Papierkram reduziert und die Buchhaltung entlastet.
Quelle: SAP Concur
