Die globale Risikolage für Geschäftsreisen wird im Jahr 2026 zunehmend komplexer. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihrer gesetzlichen Fürsorgepflicht (Duty of Care) in einem Umfeld gerecht zu werden, das von geopolitischen Spannungen, extremen Wetterereignissen und neuen Arbeitsmodellen geprägt ist. Ein proaktives Travel Risk Management (TRM) ist daher unerlässlich, um Mitarbeitende weltweit zu schützen und Haftungsrisiken zu minimieren.
Modernes TRM geht weit über die traditionelle Notfallplanung hinaus. Es ist ein ganzheitlicher Ansatz zur Identifikation, Bewertung und Minderung von Risiken. Während früher primär Naturkatastrophen und politische Unruhen im Fokus standen, umfasst ein zeitgemäßes TRM heute auch Aspekte wie Cyber-Sicherheit, mentale Gesundheit und die Absicherung hybrider Arbeitsmodelle wie Workation und Bleisure. Die ISO-Norm 31030 bietet hierfür einen international anerkannten Rahmen, der sich in drei Kernbereiche gliedert: Prävention, Sensibilisierung und Reaktion.
Die Prävention beginnt lange vor Reiseantritt mit detaillierten Risikoanalysen und der Implementierung von IT-Schutzmaßnahmen für Auslandsreisen. Die Sensibilisierung der Reisenden durch regelmäßige Trainings und klare Kommunikation ist der zweite entscheidende Pfeiler. Mitarbeitende müssen wissen, wie sie sich in Krisensituationen verhalten sollen und an wen sie sich wenden können. Die Reaktion im Ernstfall erfordert schnelle Lokalisierungsmöglichkeiten und unmittelbare Hilfe.
Technologie fungiert dabei als zentraler Enabler für Reisesicherheit. Manuelle Excel-Listen sind im Jahr 2026 ein inakzeptables Sicherheitsrisiko. Moderne TRM-Systeme integrieren Daten aus allen Buchungskanälen in Echtzeit, einschließlich Direktbuchungen. Durch die Anbindung spezialisierter Partner wie International SOS oder Crisis24 verwandelt sich die Reisekosten-Software in ein digitales Schutzschild. Dies ermöglicht es Travel Managern, Reisende bei einer Bedrohungslage sofort zu orten und automatische Warnmeldungen auf deren Smartphones zu senden.
Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die bidirektionale Kommunikation. Mitarbeitende müssen nicht nur Informationen empfangen, sondern auch ihren Status zurückmelden können. Die lückenlose Erfassung von Echtzeit-Daten sichert mobile Talente ab und stärkt nachweislich die Zufriedenheit der Reisenden, da diese sich jederzeit wertgeschätzt und geschützt fühlen.
Unternehmen sollten ihr TRM-System kritisch prüfen: Sind die IT-Richtlinien für Auslandsreisen aktuell? Können Reisende im Notfall sofort lokalisiert werden? Gibt es einen funktionierenden Kommunikationskanal? Nur wer diese Fragen mit „Ja“ beantworten kann, ist für die Herausforderungen der Geschäftsreisen im Jahr 2026 optimal gerüstet.
Quelle: SAP Concur
