Workation ist eine temporäre Verlagerung des Arbeitsplatzes. Das bedeutet, dass die berufliche Tätigkeit für eine begrenzte Zeit an einen anderen (ausländischen) Ort verlagert wird. Laut Andreas Neumann, Geschäftsführer des ADAC Reisevertriebs, ist das kein kurzfristiger Trend, der schnell wieder verschwinden wird.
Neumann zufolge ist der Wunsch nach flexiblen Arbeitsmodellen enorm gestiegen. „Viele Mitarbeitende wünschen sich mehr Autonomie, und das schließt auch den Arbeitsort mit ein. Ob Workation auf Mallorca oder das verlängerte Geschäftsreise-Wochenende in Paris – die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen zunehmend,“ sagt der Vertriebsexperte in einem Interview mit „Chefsache Business Travel“, einer Initiative der Travel Management Companies im Deutschen Reiseverband (DRV).
Immer mehr Unternehmen integrieren diese Möglichkeiten dauerhaft in ihre Arbeitsmodelle und kommen damit den Wünschen ihrer Mitarbeiter entgegen. Gerade jüngere Arbeitnehmer legen heute großen Wert auf eine positive Work-Life-Balance. Workation und Bleisure (private Verlängerung einer klassischen Geschäftsreise) spielen in diesem Zusammenhang eine große Rolle.
Einer aktuellen Umfrage des Marktforschungsunternehmens GWI unter deutschen Geschäftsreisenden zufolge haben bereits 27 Prozent der Befragten mindestens einmal eine Geschäftsreise mit privaten Aktivitäten kombiniert – oder planen dies künftig zu tun. Ein Arbeitgeber, der das berücksichtigt, tut damit einen wichtigen Schritt zur Mitarbeiterbindung.
Voraussetzung für das Funktionieren solcher flexiblen Arbeitsmodelle sind klare Regeln, die in den Reiserichtlinien des Unternehmens festgelegt werden müssen. Wer darf wann wohin reisen? Für wie lange? Welche Länder sind erlaubt? Was wird bezahlt – was nicht? „Einige Unternehmen erlauben beispielsweise Workation nur für Mitarbeitende mit mindestens sechs Monaten Betriebszugehörigkeit und begrenzen den Zeitraum auf eine maximale Anzahl an Tagen pro Jahr,“ sagt Neumann.
In Länderfreigabelisten werden Destinationen unter den Aspekten politische Stabilität, Datenschutz oder medizinische Versorgung als „uneingeschränkt erlaubt“, „nur nach Prüfung“ oder „nicht geeignet“ bewertet. Damit kommen Unternehmen ihrer Fürsorgepflicht für ihre Mitarbeiter nach.
Wichtig ist auch eine Vorab-Klärung beim Thema Kosten. Wer übernimmt bei einem längeren Workation-Aufenthalt auf Wunsch des Mitarbeiters die Kosten für die Hin- und Rückreise? Wer ist zuständig für technische und organisatorische Fragen im Ausland – von der sicheren Verbindung per VPN, über die Erreichbarkeit (bei unterschiedlichen Zeitzonen) bis zur Arbeitszeiterfassung?
Neumann sieht noch weitere Fallstricke, wenn die Workation nicht gründlich vorbereitet wird. Denn wer im Ausland arbeitet, unterliegt bestimmten rechtlichen und steuerlichen Regelungen. Das reicht von der A1 Bescheinigung, bei deren Fehlen Bußgelder oder Probleme bei Versicherungsfällen drohen, bis zu Fragen rund um Daten- und Versicherungsschutz, Arbeitszeitregelungen, oder dem Risiko der Gründung einer Betriebsstätte. Oft reicht die normale Krankenversicherung des Arbeitnehmers im Ausland nicht aus. Neumann: „Das Unternehmen sollte daher im Vorfeld prüfen, ob für bestimmte Destinationen oder Aufenthaltsdauern ein zusätzlicher Versicherungsschutz notwendig ist, etwa durch eine Auslandskrankenversicherung mit Rücktransportoption, – und wer diese bezahlt.“
Als Chef einer Travel Management Company (TMC) empfiehlt Neumann die Zusammenarbeit mit einem Geschäftsreisebüro. Dieses sorge für eine stressfreie Reise mit adäquaten Umsteigezeiten, direkten Flugverbindungen, verlässlichen Transfers und angemessenem Hotelkomfort, berät aber auch bei Fragen der Sicherheit und Arbeitsmöglichkeiten vor Ort.
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