Die Systeme, die von Unternehmen seit Jahrzehnten zum Abrechnen der Reisekosten eingesetzt werden, sind für die jüngere Generation der so genannten »Digital natives« zu kompliziert. Eine Studie von Amadeus hat ergeben, dass die Generation der 18 bis 34-Jährigen für die Reisekostenabrechnung einer Reise, die länger als zwei Nächte dauert, rund 2,7 Stunden benötigen.
Die ältere Generation über 55 Jahre benötigt dafür nur 1,5 Stunden, da sie seit Jahren an die kaum veränderten Systeme gewöhnt ist.
Die jüngeren Mitarbeiter sind mit den herkömmlichen Reisekosten-Abrechnungssystemen unzufrieden, selbst wenn diese es ermöglichen, Belege mit dem Smartphone zu erfassen. Denn der zu Grunde liegende Prozess ist noch immer derselbe, und er ist nicht mehr zeitgemäß: Mitarbeiter bezahlen mit ihrem eigenen Geld, der Beleg wird gesammelt und die Ausgabe im System des Unternehmens eingereicht. Nach der Genehmigung durch das Management erstattet das Unternehmen dem Mitarbeiter irgendwann die Kosten, und die Buchhaltung verbringt viel Zeit damit, alles zu prüfen, zu verbuchen und abzustimmen.
Die Kritik der Jüngeren ist grundsätzlich: Sie wollen nicht mehr in Vorleistung treten und sehen den hohen zeitlichen Aufwand für die Verwaltung mit unnötigen Kosten verbunden. Diese Generation ist mit den so genannten Digital Wallets und mobilen App-Zahlungen aufgewachsen. Sie wollen die Einfachheit dieser Zahlungsmethoden, die sie aus ihrem Privatleben kennen, auch auf Geschäftsreisen nutzen. Die veralteten Abrechnungssysteme entfremden diese Mitarbeiter von ihrem Unternehmen, was fatale Folgen haben kann: In einem wettbewerbsintensiven Arbeitsumfeld ist es von entscheidender Bedeutung, attraktiv für junge Talente zu sein.
Die Ergebnisse der Amadeus-Umfrage verdeutlichen, wie wichtig dieses Thema für Reisende ist. Mehr als ein Drittel der Befragten bestätigte, dass sie schon einmal in Erwägung gezogen haben, eine Geschäftsreise nicht anzutreten, weil sie eine Verzögerung bei der Erstattung der Reisekosten befürchteten.
